Wann haben Sie den letzten Geschäftsbrief verfasst? War es gestern? Letzte Woche? Der Geschäftsbrief ist eine Visitenkarte des Unternehmens, und er hat Auswirkungen auf die Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern und Kunden. Es empfiehlt sich, ihn stets professionell zu verfassen und zu gestalten. Kurz: Ein Geschäftsbrief wirkt.

DIN 5008

Die DIN 5008 geben dem Geschäftsbrief eine klare und einheitliche Struktur vor und gehören zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Sie werden laufendend den aktuellen Standards angepasst.

Generell geht man beim Briefbogen vom Format DIN A4 (210 mm x 297 mm) im Hochformat aus. Am besten beginnen Sie mit den richtigen Einstellungen der Seitenränder:

- links 2.5 cm

- rechts 2.0 cm

- oben 4.5 cm

- unten 2.5 cm

Ob ein Text angenehm zu lesen ist, entscheidet u. a. die Schriftart und -grösse. Letztere sollte zwischen 10 und 12 Punkten liegen. Bewährte Schriftenarten sind Arial, Calibri, Verdana, Helvetica, Garamond und Times New Roman. Gratis-Tipp: Lassen Sie die Finger weg von «lustigen» Schriften wie Comic Sans oder Handschriften wie Brush Script. Denn Sie wollen von Ihren Kunden und Geschäftspartnern ja ernst genommen werden.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Die oberen 45 mm des Briefbogens sind für den Briefkopf mit Ihrem Firmenlogo und Ihrem Slogan reserviert. Ob links, mittig oder rechts platziert, ist Ihnen und Ihrem Corporate Design überlassen.

Unterhalb des Briefkopfes ist der Fensterbereich, durch den die Anschrift des Briefes sichtbar ist. Dieser Bereich beginnt 45 mm von der oberen und 20 mm von der linken Blattkante und ist 45 mm hoch und 85 mm breit. In der Anschriftszone ist Platz für sechs Zeilen mit dem folgenden Inhalt:

- Anrede (optional)

- Name des Empfängers

- Weitere Empfängerbezeichnungen (optional)

- Ortsteilangabe (optional)

- Strasse und Hausnummer bzw. Postfach

- PLZ und Ort

Das Datum des Schreibens platzieren Sie eine Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes.

Betreffzeile

Zwei Zeilen unterhalb des Datums folgt die Betreffzeile. Schreiben Sie ein kurzes, eindeutiges Schlagwort, das den Inhalt des Briefes beschreibt.

Brieftext

Nach der Betreffzeile folgt mit zwei Leerzeilen Abstand der eigentliche Brieftext. Benötigen Sie zwei Seiten für den Text, fügen Sie mindestens drei Zeilen vor Erreichen des Brieffusses den Seitenumbruch ein. In diesem Fall vergessen Sie nicht, in der Fusszeile rechtsbündig die Seitenzählung wie beispielsweise Seite ... von ... einzufügen. Die Folgeseite(n) enthalten keinen Briefkopf.

Anlagevermerk

Der Hinweis auf Beilagen kommt am Schluss mit einer Leerzeile Abstand zum Namen des Unterzeichneten. Sinnvoll ist, wenn Sie die Anlagen aufzählen. Dabei können Sie das Wort «Anlagen» oder «Beilagen» fett schreiben. Dahinter wird kein Doppelpunkt gesetzt.

Beispiel:

Zeile 1 Mit freundlichen Grüssen

Zeile 2

Zeile 3

Zeile 4

Zeile 5 Name des Unterzeichners

Zeile 6

Zeile 7 Anlagen

Zeile 8 Offerte

Zeile 9 Prospekt

Häufig ist just der Anlagevermerk zu lange und passt nicht mehr auf den Briefbogen. In diesem Fall stellen Sie ihn mit 125 mm Abstand von der linken Blattkante rechts neben die Grussformel.

Geschäftsangaben in der Fusszeile

Den unteren Bereich eines Briefbogens bezeichnet man als Fusszeile oder Brieffuss, der üblicherweise die Geschäftsangaben enthält. Platzieren Sie die Fusszeile mit 25 mm vom linken und 20 mm Abstand vom rechten Papierrand. Die Geschäftsdaten werden meistens in kurze Blöcke eingeteilt.

Briefbogen drucken lassen

Eine korrekte Geschäftsbrief-Darstellung ist das eine. Wenn Sie einen noch professionelleren Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen wollen, lassen Sie die Briefbögen vordrucken. Ihr Logo und die Daten sind so automatisch am richtigen Ort platziert und präsentieren sich auch optisch perfekt. So müssen Sie nur noch die individuellen Angaben und den Brieftext über den eigenen Laser- oder Tintenstrahl-Drucker auf das vorbereitete Briefpapier drucken.

Welche Grammatur für Briefpapier?

Wir empfehlen Ihnen den Briefbogen-Druck auf weisses, holzfreies Offsetpapier mit einer Grammatur[1] von 90g/m2. Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch ausgefallenere Papiersorten an, wie beispielsweise Naturpapier. Gut zu wissen: Alle unsere Briefbögen sind problemlos für alle Laser- und Tintenstrahl-Drucker geeignet, da wir sie im qualitativ hochstehenden Offset-Druckverfahren bedrucken.

Sparen Sie nicht am falschen Ort! Einige Druckereien bedrucken Briefpapier im günstigen Laser-Druckverfahren. Da kann es passieren, dass sich die Farbe des Vordrucks löst, wenn Sie Korrespondenz auf Ihrem Drucker ausdrucken.

Ob ein-, beidseitig, ein- oder vierfarbig bedruckt: Auf Onlineportal briefpapierprofi.ch finden Sie Briefpapier ganz nach Ihrem Gusto. Werfen Sie einen Blick auf unser vielfältiges Angebot. Brauchen Sie Unterstützung bei der Gestaltung des Briefbogens mit Logo und Schrift? Dann helfen unsere Typographen Ihnen gerne weiter.

Übrigens, wir denken mit: Der briefpapierprofi.ch bietet Ihnen auch den Druck von Briefbögen inklusive Zweitblatt an. So hat das Folgeblatt die gleiche Qualität wie der erste Briefbogen. Clever, nicht?


[1] Die Grammatur ist das flächenbezogene Gewicht des Papiers. Dies bedeutet, dass ein Papier, dessen Gewicht mit 90 g angegeben ist, ein flächenbezogenes Gewicht von 90g pro Quadratmeter aufweist.


Text: Lea Grossmann - Marketing mit Inhalt

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